Là một phần không thể thiếu hệ thống nhận diện thương hiệu, bộ nhận diện văn phòng là tập tài liệu rất quan trọng đối với bất kì công ty, doanh nghiệp nào. Vậy ý nghĩa của bộ nhận diện văn phòng là gì? Gồm những thành phần nào? Quy cách thiết kế ra sao? Cần lưu ý gì trong quá trình vào thiết kế bộ nhận diện văn phòng? Nếu bạn đang có những thắc mắc trên thì hãy tham khảo ngay nội dung dưới đây để biết rõ hơn.
Ý nghĩa của bộ nhận diện văn phòng
Thiết kế bộ nhận diện văn phòng là việc cần phải làm trong quá trình xây dựng thương hiệu. Vì bộ tài liệu này mang rất nhiều ý nghĩa đối với doanh nghiệp:
- Bộ nhận diện văn phòng hoàn chỉnh cho thấy sự chuyên nghiệp của công ty.
- Giúp khẳng định thương hiệu, gia tăng giá trị bền vững cho công ty.
- Tạo ra ấn tượng riêng biệt, giúp khách hàng hoặc đối tác dễ dàng nhận diện doanh nghiệp với các công ty khác cùng lĩnh vực.
- Giúp thương hiệu dễ dàng tiếp cận thị trường hơn
- Xây dựng sự tin tưởng nơi khách hàng, thúc đẩy khả năng mua hàng, hợp tác của họ.
- Tạo niềm tự hào cho nhân viên làm trong doanh nghiệp.
Bộ nhận diện văn phòng đầy đủ gồm những gì?
Một bộ nhận diện văn phòng đầy đủ sẽ có toàn bộ các tài liệu văn phòng dùng trong nội bộ doanh nghiệp hoặc gửi tới khách hàng, đối tác. Dựa vào quy mô doanh nghiệp, số lượng thành phần trong bộ nhận diện thương hiệu trong văn phòng sẽ thay đổi. Nếu là doanh nghiệp nhỏ thì bộ nhận diện chỉ gồm những thành phần cơ bản. Còn đối với doanh nghiệp lớn, bộ nhận diện văn phòng sẽ đầy đủ, hoàn chỉnh hơn.
Cụ thể bộ nhận diện văn phòng đầy đủ sẽ bao gồm:
- Name Card (Danh thiếp): Sử dụng cho quá trình gặp gỡ đối tác/ khách hàng, thể hiện thông tin liên hệ công ty.
- Bao thư (Loại nhỏ, to): Đóng gói thư từ, dữ liệu bản cứng khi gửi tới khách hàng.
- Tiêu đề thư: Là dòng tiêu đề chứa toàn bộ thông tin công ty, xuất hiện hầu hết trong báo giá, hợp đồng kinh doanh, trao đổi giữa các bên và trong thư mời.
- Kẹp file tài liệu: Mẫu folder công ty sử dụng để chứa đựng, bảo quản tài liệu bản cứng.
- Chữ ký email: Bao gồm tên người gửi, chức danh đinh kèm, logo thương hiệu, thông tin liên hệ công ty
- Đồng phục, thẻ nhân viên: Đồng phục cho nhân viên văn phòng, bảo vệ.
- Giấy mời, thiệp chúc mừng, thư cảm ơn: Dùng trong các dịp đặc biệt như mời đối tác tham dự sự kiện khai trương, ra mắt sản phẩm, chúc mừng thành lập công ty, chúc mừng năm mới,…
- Lịch bàn, lịch treo tường: Dùng để làm quà tặng khách hàng, đối tác mỗi dịp Tết đến,
- Hạng mục khác: Phiếu thu – chi, sổ công tác, bìa báo cáo,…
Quy cách khi thiết kế bộ nhận diện văn phòng
Để thiết kế bộ nhận diện văn phòng chuyên nghiệp, thì cần phải chú trọng vào quy cách thiết kế tệp tài liệu. Sau đây là một số kích thước tiêu chuẩn của các hạng mục cơ bản:
Quy cách khi thiết kế name card (danh thiếp)
Thiết kế name card gồm 2 loại chính:
- Name card dạng ngang: Kích thước thiết kế thông dụng là 54x90mm, tương ứng 255×155 pixel.
- Name card dạng đứng: Kích thước 50x90mm, tương ứng 255 x 140 pixel.
Quy cách khi thiết kế phong bì thư trong bộ nhận diện văn phòng
Quy cách thiết kế phong bì thư khá đa dạng, có 3 kích thước sau:
- Phong bì thư lớn: Khổ A6 với kích thước 12x22cm.
- Phong bì thư vừa: Khổ A5 có kích thước 18x24cm hoặc 16x23cm.
- Phong bì thư nhỏ: Khổ A4 với kích thước 25x34cm.
Quy cách thiết kế ấn phẩm dùng trong nội bộ văn phòng
- Với kẹp file tài liệu: Kích thước folder kẹp file thông dụng khoảng 23x32cm, chiều cao tai cài khoảng 7 – 7.5cm.
- Thẻ nhân viên: Kích thước tiêu chuẩn rộng 5.4cm, cao 8.6cm, có thể được thiết kế với hai mặt giống nhau hoặc một mặt chứa thông tin, một mặt trơn.
- Lịch tường: Kích thước lịch tường 7 trang là 40x60cm.
- Lịch để bàn: Có 13 trang, kích thước 16x22cm.
- Giấy chứng nhận: A4 ngang.
Một số vấn đề cần lưu ý khi thiết kế bộ nhận diện văn phòng
Là yếu tố đại diện cho hình ảnh thương hiệu, mọi hạng mục trong bộ nhận diện văn phòng đều cần phải được quan tâm chú trọng. Vì thế để hoàn thiện tập tài liệu này một cách tốt nhất, bạn cần lưu ý tới một số điều dưới đây:
Font chữ trình bày
Font chữ thể hiện nội dung các hạng mục của bộ nhận diện cần đồng nhất, dễ đọc, dễ nhìn. Không nên sử dụng font cách điệu quá cầu kỳ bởi chúng thường gây khó nhìn, khách hàng không thể hiểu rõ được hết ý nghĩa thông điệp mà thương hiệu muốn nói. Bạn có thể tham khảo những font chữ thông dụng như: Times New Roman, Arial, Tahoma, Verdana, Helvetica,…
Màu sắc cho các ấn phẩm
Tương tự font chữ, việc phối màu sắc trong các hạng mục thành phần cũng cần chú ý tới những vấn đề sau:
- Lựa chọn một màu sắc nền làm màu chủ đạo xuyên suốt các ấn phẩm để thể hiện tính đồng bộ.
- Ưu tiên dùng màu tách ra từ logo thương hiệu để tăng khả năng nhận diện.
- Tùy chỉnh màu sắc cân đối, không nên quá đậm hoặc quá nhạt.
- Tránh phối hợp nhiều màu gây rối mắt, thiếu tinh tế.
Tin hay khác: Các kích thước menu chuẩn hiện nay
Hình ảnh sử dụng trong bộ nhận diện văn phòng
Các hạng mục trong bộ nhận diện văn phòng thiết kế càng đơn giản, dễ nhìn sẽ càng chuyên nghiệp. Vì vậy hình ảnh lựa chọn không cần quá nhiều. Thường thì các công ty, đơn vị chỉ dùng hình ảnh logo để nhận diện.
Đồ họa
Đồ họa trong các ấn phẩm của bộ nhận diện văn phòng cũng cần đơn giản, không quá phức tạp. Tốt nhất chỉ nên in chìm tên thương hiệu hoặc logo để tạo nét độc đáo cho các tài liệu.